第一次会面前：要准备什么
您不需要准备技术规格书，但需要让对方看到您的企业目前如何运作，这样每家公司报价的都是同一个问题。请带上：
- 文件样本：您目前使用的表格、报价单、送货单、发票与报表。
- 承载日常工作的电子表格和聊天群组，并注明每一份由谁负责更新。
- 用户与角色名单：谁输入资料、谁负责审批、谁只需要看报表。
- 您最头痛的三个问题，用平常的话说就好。“我们永远不知道真实库存”就是很好的描述。
- 必备功能与加分功能，大致的预算范围，以及任何实际的截止日期。
十二个问题
通话时可使用以下清单。每问一题就打勾，之后把清单复制到您的笔记，或分享给同事。
这些问题为什么重要
了解您的业务
前三个问题能看出一家公司是围绕您的工作流程来打造，还是把您硬塞进模板里。好的合作伙伴会在报价前问很多问题，有时还会提出比您原本构想更好的架构方式。
项目如何交付
分阶段交付和可操作的演示能保障您的利益。您能及早看到真实画面，团队可以在修改成本还低的时候给予反馈，上线当天也不会有意外。用您的真实案例而不是虚构案例测试，最能发现隐藏的问题。
所有权与技术
直接问清楚源代码和数据归谁所有、系统托管在哪里、托管费由谁支付。这没有唯一的标准答案，但在签约前应该有一个清楚的书面答案。也要问为什么推荐某种技术；“因为适合您的情况”应该附上一个您听得懂的理由。
上线之后
上线是开始使用系统，而不是项目的结束。培训、问题报告方式、回应时间预期，以及日后修改如何收费，都决定了系统三年后是否仍然好用。
危险信号
- 只通了十分钟电话就给出确定报价，完全没问您的运作方式。
- 所谓的“定制”系统，原来只是贴上您标志的现成产品。
- 到项目结束前都没有任何演示。
- 对代码所有权、数据访问或托管的回答含糊不清。
- 完全没提到培训、支援，或系统出问题时怎么办。
- 公司里只有一个人了解您的项目，而且很难联系上。
Potadot 如何回答这些问题
我们宁愿您问我们这些问题，也不希望您不问。简单来说：我们从需求收集开始，了解您的工作流程后才报价；每套系统都根据您的 SOP 从零打造，我们不转售现成软件；开发期间您能看到可操作的演示；我们负责测试、培训您的团队并陪您上线；之后也会持续提供支援与维护，因为比起一次性交付，我们更重视长期合作。我们的项目案例展示了我们为马来西亚企业打造的 ERP 系统、平台、App 与网站。
常见问题
我应该和几家软件公司洽谈？
通常两三家就够了。给每家相同的文件和问题清单，让他们的方案可以比较，并且留意他们提出的问题，而不只是看价格。
我应该选择离我近的软件公司吗？
地点远不如对方是否真正了解您的业务重要。大部分工作都在共同会议、演示和审查中进行，系统本身也托管在云端。选择流程和过往作品符合您需求的团队。
为什么同一个系统，报价会相差这么多？
通常是因为每家公司对项目范围的理解不同。有的报价包含数据迁移、培训与支援，有的则没有。用同样的十二个问题去问，就能把这些差别看得一清二楚。
Potadot 董事经理兼软件解决方案架构师。Potadot 是一家位于槟城北海的网页与系统解决方案公司，为马来西亚各地企业定制 ERP 系统、线上平台、手机应用与网站。
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