什么是定制 ERP 系统？
ERP 是企业资源规划（Enterprise Resource Planning）的缩写。实际上，它指的是一套存放各部门共用记录的系统：客户、报价单、销售订单、采购、库存、生产、送货与发票，以及报表。定制 ERP 是根据您自己的 SOP 打造，而不是要求团队改变做事方式去迁就现成产品。
对马来西亚中小企业来说，它通常取代的是纸本表格、Excel 文件、WhatsApp 群组，以及一套跟其他工具互不相通的会计软件。
您的中小企业已准备好使用 ERP 的迹象
- 同样的资料要输入两三份电子表格，而且数字对不上。
- 不走一趟仓库，没人说得出库存还有多少。
- 月底报表要花好几天，而且只靠一个人完成。
- 订单、送货或工作进度靠 WhatsApp 群组跟进。
- 您请行政人员是为了应付文书工作，而不是为了业务增长。
如果以上有两项或更多听起来很熟悉，一套系统很可能会通过节省的时间和避免的错误，收回它的成本。
定制 ERP 与现成软件的比较
| 现成软件 / SaaS | 定制 ERP | |
|---|---|---|
| 与工作流程的契合度 | 您要配合软件的流程 | 根据您的 SOP 与表格打造 |
| 前期费用 | 较低；按用户每月订阅 | 较高；按项目报价 |
| 持续费用 | 订阅费随用户与模块增加 | 托管费，加上支援与维护 |
| 特殊流程 | 变通处理、加购插件，或另外用电子表格 | 在设计时一并处理 |
| 启用时间 | 快，前提是您的流程刚好吻合 | 数周至数月，视范围而定 |
| 最适合 | 标准流程，例如基本会计 | 以独特运作方式作为竞争优势的企业 |
如果您的流程是标准的，现成软件是不错的选择。当您的运营具有行业独特性时，定制系统就更合理，例如废料管理公司要追踪每一车货从收货到处理的过程，或旅行社要管理行程、团体和座位情况。
在马来西亚，影响定制 ERP 费用的因素
定制系统没有一个诚实的统一价格，因为没有两套系统的规模是一样的。以下是影响报价的因素：
- 模块数量。单做库存，项目规模就比库存、销售、采购、生产与会计一起做来得小。
- 用户、角色与审批。跨部门或跨分行，谁可以查看和审批哪些内容。
- 系统整合。会计软件、支付网关、电子发票，或必须继续运作的现有系统。
- 数据迁移。有多少历史资料要从 Excel 或旧系统转移过来，以及这些资料有多整齐。
- 手机端使用。除了网页系统，员工或顾客是否还需要 Android 与 iOS App。
- 报表与文件。定制报表、打印文件与仪表板的数量。
控制费用最可靠的方法，是先从最让您头痛的模块开始，其余的再分阶段加入。
需要多长时间？
只有一两个模块的精简系统，比全公司适用的 ERP 快得多。时程会在分析与规划阶段确定，也就是在我们了解您团队的运作方式之后。一个典型的项目会经过需求收集、规划、UI/UX 设计、开发、测试、培训与上线，之后是持续的支援。
Potadot 如何打造定制 ERP
我们先与目前负责这些工作的同事坐下来，梳理资料实际上是怎么流转的。接着，我们会把构想完善成合适的架构，而不只是照指示执行；设计员工不看手册也能使用的界面；采用现代、可扩展的技术开发；用您的真实案例进行测试；并在上线时培训您的团队。查看完整的七步流程。
马来西亚中小企业案例
废料管理：Alam Aliran Kualiti
以一套系统取代电子表格和手写流程记录，涵盖收货、处理、销售订单与库存，并提供实时追踪与报表。
副朝旅行社：Ezi2Travel
颜色标记的电子表格，变成了一套网页系统，用来管理行程规划、参团者、报价单、发票与会计报表。
常见问题
小企业值得用 ERP 吗？
值得，如果您的团队要花好几个小时重复输入同样的资料，或无法信任库存与订单数字。从一个模块开始，第一步的费用就比较容易负担。
定制 ERP 会取代我们的会计软件吗？
它可以包含会计报表，也可以把数据传入您现有的会计软件，让您的会计师继续使用熟悉的工具。这一点我们会在规划阶段决定。
系统能跟着我们一起成长吗？
可以。我们采用可扩展的技术开发，日后可在同一套系统中加入新模块、新用户和新分行。