Apakah sistem ERP khas?
ERP ialah singkatan bagi enterprise resource planning (perancangan sumber perusahaan). Secara praktikal, ia bermaksud satu sistem yang menyimpan rekod yang dikongsi oleh jabatan-jabatan anda: pelanggan, sebut harga, pesanan jualan, pembelian, stok, pengeluaran, penghantaran, invois dan laporan. ERP khas dibina mengikut SOP anda sendiri, bukannya meminta pasukan anda mengubah cara kerja mereka untuk menyesuaikan diri dengan produk siap pakai.
Bagi PKS Malaysia, ia biasanya menggantikan campuran borang kertas, fail Excel, kumpulan WhatsApp dan pakej perakaunan yang tidak berhubung dengan apa-apa sistem lain.
Tanda PKS anda sudah bersedia untuk ERP
- Maklumat yang sama ditaip ke dalam dua atau tiga spreadsheet, dan angkanya tidak sepadan.
- Tiada siapa boleh memberitahu berapa banyak stok anda tanpa pergi ke gudang.
- Laporan hujung bulan mengambil masa berhari-hari dan bergantung pada seorang sahaja.
- Pesanan, penghantaran atau tugasan dijejak dalam kumpulan WhatsApp.
- Anda mengambil kakitangan admin untuk mengejar kerja kertas, bukan untuk berkembang.
Jika dua atau lebih perkara ini kedengaran biasa, sebuah sistem berkemungkinan besar akan membayar balik kosnya melalui masa yang dijimatkan dan kesilapan yang dielakkan.
ERP khas vs perisian siap pakai
| Siap pakai / SaaS | ERP khas | |
|---|---|---|
| Kesesuaian dengan aliran kerja anda | Anda menyesuaikan diri dengan proses perisian | Dibina mengikut SOP dan borang anda |
| Kos permulaan | Lebih rendah; langganan bulanan bagi setiap pengguna | Lebih tinggi; sebut harga projek |
| Kos berterusan | Langganan meningkat seiring pengguna dan modul | Hosting serta sokongan dan penyelenggaraan |
| Proses luar biasa | Jalan pintas, tambahan atau spreadsheet sampingan | Diambil kira sebagai sebahagian daripada reka bentuk |
| Masa untuk bermula | Cepat, jika proses anda sepadan | Beberapa minggu hingga bulan, bergantung pada skop |
| Paling sesuai untuk | Proses standard, cth. perakaunan asas | Perniagaan yang cara kerjanya menjadi kelebihan mereka |
Perisian siap pakai ialah pilihan yang baik apabila proses anda standard. Sistem khas lebih wajar apabila operasi anda khusus kepada industri anda, seperti syarikat pengurusan sisa yang menjejak setiap muatan dari penerimaan hingga pemprosesan, atau agensi pelancongan yang mengurus trip, kumpulan dan kekosongan tempat duduk.
Apa yang mempengaruhi kos ERP khas di Malaysia
Tiada satu harga jujur untuk sistem khas, kerana tiada dua sistem yang sama saiznya. Inilah faktor-faktor yang menentukan sebut harga:
- Bilangan modul. Inventori sahaja ialah projek yang lebih kecil berbanding inventori, jualan, pembelian, pengeluaran dan perakaunan sekali gus.
- Pengguna, peranan dan kelulusan. Siapa boleh melihat dan meluluskan apa, merentasi jabatan atau cawangan.
- Integrasi. Perisian perakaunan, gerbang pembayaran, e-invois, atau sistem sedia ada yang perlu terus berjalan.
- Migrasi data. Berapa banyak data lama yang perlu dipindahkan dari Excel atau sistem lama, dan sejauh mana kebersihannya.
- Akses mudah alih. Sama ada kakitangan atau pelanggan memerlukan aplikasi Android dan iOS sebagai tambahan kepada sistem web.
- Laporan dan dokumen. Bilangan laporan khas, cetakan dan dashboard.
Cara paling berkesan untuk mengawal kos ialah bermula dengan modul yang paling menyusahkan dan menambah yang lain secara berperingkat.
Berapa lama masa yang diambil?
Sistem yang fokus dengan satu atau dua modul jauh lebih cepat berbanding ERP seluruh syarikat. Tempoh ditetapkan semasa analisis dan perancangan, selepas kami melihat cara pasukan anda bekerja. Projek biasa melalui pengumpulan keperluan, perancangan, reka bentuk UI/UX, pembangunan, pengujian, serta latihan dan pelancaran, diikuti sokongan berterusan.
Cara Potadot membina ERP khas
Kami bermula dengan duduk bersama orang yang melakukan kerja itu hari ini dan memetakan bagaimana maklumat sebenarnya bergerak. Kemudian kami memperhalusi idea itu menjadi struktur yang betul, bukan sekadar melaksanakan arahan, mereka bentuk skrin yang boleh digunakan kakitangan anda tanpa manual, membina dengan teknologi moden dan boleh berkembang, menguji dengan kes sebenar anda, dan melatih pasukan anda semasa pelancaran. Lihat proses tujuh langkah sepenuhnya.
Contoh daripada PKS Malaysia
Pengurusan sisa: Alam Aliran Kualiti
Spreadsheet dan rekod proses bertulis tangan digantikan dengan satu sistem untuk penerimaan, pemprosesan, pesanan jualan dan inventori, dengan penjejakan dan laporan masa nyata.
Agensi umrah: Ezi2Travel
Spreadsheet berkod warna kini menjadi satu sistem web untuk perancangan trip, peserta, sebut harga, invois dan laporan perakaunan.
Lihat kedua-dua projek dengan skrin sebelum dan selepas.
Soalan lazim
Adakah ERP berbaloi untuk perniagaan kecil?
Ya, jika pasukan anda menghabiskan berjam-jam memasukkan semula data yang sama atau tidak dapat mempercayai angka stok dan pesanan. Bermula dengan satu modul memastikan langkah pertama mampu milik.
Adakah ERP khas akan menggantikan perisian perakaunan kami?
Ia boleh merangkumi laporan perakaunan, atau menyalurkan data ke perisian perakaunan sedia ada supaya akauntan anda boleh terus menggunakan alat yang mereka biasa. Kami memutuskannya semasa perancangan.
Bolehkah sistem ini berkembang bersama kami?
Boleh. Kami membina dengan teknologi yang boleh berkembang supaya modul, pengguna dan cawangan baharu boleh ditambah ke dalam sistem yang sama kemudian.