Mengapa spreadsheet tidak lagi berkesan
Excel sangat bagus untuk seorang yang menyelesaikan satu masalah. Masalah bermula apabila sebuah spreadsheet secara senyap menjadi rekod bersama untuk seluruh pasukan: bahagian jualan mengemas kini satu salinan, gudang menyimpan satu lagi, dan bos menerima salinan ketiga melalui e-mel pada hari Jumaat.
Pada tahap itu, fail tersebut sedang melakukan tugas yang tidak pernah direka untuknya. Tiada satu versi yang sahih, tiada rekod siapa yang mengubah apa, dan tiada cara untuk fail itu memberitahu gudang bahawa bahagian jualan baru sahaja menjanjikan sepuluh unit terakhir kepada orang lain.
Tujuh tanda
1. Data yang sama ditaip lebih daripada sekali
Sesuatu pesanan ditulis pada borang, ditaip ke dalam helaian jualan, disalin ke dalam helaian stok dan ditaip sekali lagi ke dalam invois. Setiap salinan ialah peluang untuk tersilap, dan setiap salinan memakan masa kakitangan yang anda bayar.
2. Tiada siapa yang benar-benar mempercayai angka
Jika folder anda ada fail bernama stock_FINAL_v3.xlsx dan stock_FINAL_v3 (copy).xlsx, anda sudah faham tanda ini. Apabila dua laporan tidak sepadan, seseorang terpaksa ke gudang untuk mengira semula.
3. Kerja harian berlaku dalam kumpulan WhatsApp
Pesanan, kelulusan dan maklumat penghantaran dihantar sebagai mesej chat. Ia berjalan lancar sehinggalah seseorang bercuti, mesej tenggelam, atau anda perlu mencari apa yang dipersetujui tiga minggu lalu.
4. Hanya seorang yang memegang fail
Ada spreadsheet dengan formula yang hanya difahami oleh seorang kakitangan. Apabila dia tiada, laporan terhenti. Apabila dia berhenti kerja, pengetahuan itu turut pergi bersamanya.
5. Hujung bulan mengambil masa berhari-hari
Laporan dikumpul secara manual daripada beberapa fail, kemudian disemak, kemudian dibetulkan. Apabila angka sudah siap, ia menggambarkan bulan yang sudah pun berlalu.
6. Pelanggan yang menemui kesilapan anda
Kuantiti salah dihantar, invois untuk pesanan yang telah dibatalkan, tempahan yang dijanjikan dua kali. Ini jarang berpunca daripada kecuaian. Inilah yang berlaku apabila maklumat perlu disalin secara manual antara fail.
7. Anda tidak tahu apa yang berlaku tanpa bertanya
Untuk mengetahui jualan hari ini, stok semasa atau kerja mana yang lewat, anda perlu menghantar mesej kepada seseorang dan menunggu. Pemilik perniagaan sepatutnya boleh melihat sendiri, bukan bertanya.
Semakan pantas: berapa banyak yang berlaku kepada anda?
Tandakan yang berlaku dalam perniagaan anda bulan ini. Jujurlah; tiada siapa yang melihat.
Tandakan yang berkenaan.Keputusan anda dipaparkan di sini.
Hantar jawapan saya kepada pasukan kamiLangkah seterusnya, tanpa projek besar-besaran
Kebimbangan biasa ialah "mendapatkan sistem" bermakna gangguan berbulan-bulan dan pasukan yang enggan menggunakannya. Ia tidak semestinya begitu. Pendekatan yang lebih tenang adalah seperti ini:
- Senaraikan spreadsheet dan kumpulan chat yang digunakan oleh pasukan anda. Catat siapa yang mengisi setiap satu dan siapa yang membacanya.
- Pilih yang paling menyusahkan. Biasanya stok, pesanan atau penjejakan kerja. Itulah fasa pertama.
- Petakan bagaimana maklumat bergerak hari ini, dari borang pertama hingga laporan akhir, termasuk jalan pintas yang sebenarnya diambil oleh kakitangan.
- Bina modul pertama mengikut aliran sebenar itu, supaya skrinnya terasa biasa kepada orang yang akan menggunakannya.
- Jalankan dengan kes sebenar, latih pasukan, kemudian tambah modul seterusnya. Setiap fasa membayar kosnya sendiri sebelum fasa seterusnya bermula.
Simpan spreadsheet lama anda. Ia ialah panduan terbaik: setiap lajur ialah medan yang diperlukan oleh perniagaan anda, dan setiap kod warna ialah status yang perlu dikendalikan oleh sistem.
Bagaimana peralihan ini berlaku secara praktikal
Sebuah syarikat pengurusan sisa yang bekerjasama dengan kami, Alam Aliran Kualiti, dahulunya bergantung pada spreadsheet dan rekod proses bertulis tangan. Penerimaan, pemprosesan, pesanan jualan, pesanan penghantaran dan inventori dijejak di tempat yang berasingan. Kami menggantikannya dengan satu sistem di mana setiap muatan direkodkan sekali sahaja dan bergerak melalui setiap peringkat, dengan penjejakan dan laporan masa nyata.
Anda boleh melihat perbandingan sebelum dan selepas sepenuhnya di halaman hasil kerja kami, atau baca panduan ERP khas untuk PKS Malaysia kami yang lebih lengkap.
Soalan lazim
Adakah salah menjalankan perniagaan dengan Excel?
Tidak. Excel sangat baik untuk analisis dan pasukan kecil. Ia menjadi masalah apabila beberapa orang bergantung pada fail yang sama sebagai rekod bersama, kerana tiada satu versi tunggal, tiada jejak audit dan tiada hubungan automatik antara jabatan.
Bolehkah data Excel sedia ada kami dipindahkan ke sistem baharu?
Biasanya boleh. Pemindahan data dirancang sebagai sebahagian daripada projek: kami menyemak sejauh mana data itu kemas, memutuskan berapa banyak sejarah yang perlu dibawa, dan mengimportnya sebelum pelancaran.
Adakah pasukan saya perlu mengubah cara mereka bekerja?
Kurang daripada yang anda sangka. Sistem khas direka mengikut SOP dan borang sedia ada anda, jadi skrinnya mengikut langkah yang sudah biasa bagi kakitangan anda. Perubahan utamanya ialah mereka memasukkan maklumat sekali sahaja, bukan berkali-kali.
Uruskan jualan, stok, pengeluaran dan laporan dalam satu sistem yang dibina mengikut SOP anda.
Pengarah Urusan dan Arkitek Penyelesaian Perisian di Potadot, sebuah syarikat penyelesaian web dan sistem di Butterworth, Pulau Pinang yang membina sistem ERP, platform dalam talian, aplikasi mudah alih dan laman web khas untuk perniagaan di seluruh Malaysia.
Tentang Potadot